Till bokföringens grundläggande uppgifter hör även att bevara räkenskapsmaterial på ett tillgängligt sätt under en längre tidrymd och att kunna tjäna som bevis i eventuella tvister. Termen används också i samband med annan verksamhet, t.ex. folkbokföring, men i det följande behandlas enbart bokföring inom företag (i vid mening).